文控系统T-DM(文档管理)

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摘要:随着企业手里的客户越来越多,业务量逐渐增大,相关文档文件也越来越多。照片、录音、文章、方案、表格和图纸等等塞满了柜子,突然要找其中一份资料,翻箱倒柜甚是麻烦。 不是有了电

 

随着企业手里的客户越来越多,业务量逐渐增大,相关文档文件也越来越多。照片、录音、文章、方案、表格和图纸等等塞满了柜子,突然要找其中一份资料,翻箱倒柜甚是麻烦。

不是有了电脑吗?不是提倡无纸化办公吗?大容量硬盘现在也不贵,尽管往硬盘里放。找的时候搜索一下就行了。很多人还分门别类地将不同类型的文档存在不同的文件夹里,找起来就更容易了。但是现代化办公特点是协作式,你跟我要份资料,大家Mail来Mail去,或者是即时通讯工具上传来传去,你改过来他添一段,不同版本的文档又是满天飞。接下来文档权限的问题也出来了,你不希望自己变成透明人吧?

但凡自己部门有人辞职,主管们就头大:辞职员工手里的文档多如牛毛,你总不能跟在他屁股后面挨个打开看看,是否有遗漏的,他的文档分类方法你要学半天,万一再有点小插曲什么的,够你受的。

出差在外,正在谈判桌上与客户商谈和约的老总突然想起自己手下有一份资料将非常有助于自己的这次谈判,打电话找人,人事主管说今天该员工请假了,好不容易联系上问来电脑密码,等传给老总,客户已经等不急走人了,让老总颜面尽失。

为化解这些令人头疼的问题,一般公司做法无非是通过以下几种手段:

  • 增加文档管理员,由专人负责保管文档;
  • 在员工手册中详细地规定了文档操作的流程,每个员工都有责任和义务规范保管自己负责的文档,出现问题将进行处罚;
  • 采用VSS、SVN版本控制系统,把代码和相关技术文档统统存到SVN服务器上,这也是最专业的做法;
  • 添加一台大容量服务器,所有文档性资料资料全部保存到服务器上,指定共享权限。
  • ....

以上做法虽然能够解决问题,但是这些解决方法并没有最优化。增加文档管理员人手,无疑将增加人工成本,而人工管理也不能保证万无一失,文档管理员下班之后也不能应急;采用VSS、CVS等版本控制系统确实够专业,但是很多企业不是专业软件开发机构,并不需要这种不容易上手的专业管理工具,并且这类版本控制系统需要安装客户端,出差在外要存取文档就更为麻烦;操作系统自带的共享权限管理又极为简单,既要考虑文档版本,又要针对不同的部门、不同的人、用户和用户之间的共享是“不可能完成的任务”。看似现代化的无纸办公,但是文档管理手段却并不现代,因此需要棱镜文档管理软件来解决。

文档管理软件企业版功能列表

棱镜文档管理软件可以为您解决,但不局限于解决这些问题。

文档管理软件解决问题
文档管理软件(企业版)-功能列表
1.我的工作台
1.1我的工作台 我的文档 每个用户都有一个私有的网络硬盘,用户可创建目录和文件,文件操作包含文档的基本功能。
我的共享 我共享的文档集中管理模块
我的审批 当前用户审批操作模块
我的申请 当前用户发起流程模块
共享给我 其它用户共享给我的文档/目录集中操作模块
我的收藏 当前用户收藏的文档列表
回收站 删除文件首先删除到当前用户的回收站
个人签出文件管理 当前用户签出文档的集中管理
2.文档中心
2.1文档中心 系统的文档目录管理中心(包含目录,文件的基本操作)
3.文件搜索
3.1文件搜索 属性搜索 根据文件名称、创建日期等进行搜索
全文搜索 附件正文搜索,默认支持window系统所支持的文件类型
操作履历搜索 针对文档的操作履历进行搜索
4文档知识库
4.1文档知识库 对于已经定稿的文件可通过流程审批的模式发布到文档知识库,从而形成企业内部的知识沉淀。
5.系统公告
5.1草稿箱 未发布的系统公告信息列表
5.2已发布 已发布的系统公告信息列表
6.统计报表
6.1目录统计 统计具体目录下的子目录,文件及空间使用信息
6.2人员统计 统计具体人员对目录及文件的操作情况
6.3阅读统计 对文件的阅读情况进行统计
7.后台配置
7.1后台配置 目录管理 后台目录统一管理,提供空间限额,分级授权的功能
文件类型管理 系统中所涉及到的文件类型统一管理
文件签出管理 签出文件管理,可手动强制签入
个人空间管理 个人空间的开通与关闭,以及空间限额的统一管理
8.文档功能
8.1文档基本功能 文件/目录基本操作 文件/目录增、删、改、查、复制、移动等操作
文件上传 同时上传多个附件、超大附件的上传
超大附件上传 可上传单个文件超过1G的文件
在线编辑 MS Office系列文档,无需在客户端安装插件就可以直接在线编辑
在线阅读 针对office文件,可以在系统实现在线阅读,且不可以拷贝文件内容
操作履历 文档生命周期内,操作全过程监控
PDF导出 可将数据文件导出成PDF格式
文档编号 每个文档都有类似公文管理一样的唯一文件编号
文件关联 对于一些具有相同关键字的文档,系统自动关联展现。
文件快照 针对一些CAD,PSD,视频文件等文件,通过上传文件快照图片,不用打开文件就可知道文件内容
文件评论 对可访问的文档进行评论
版本管理 版本管理 版本管理,版本回滚
锁定、解锁 支持文档锁定、解锁操作,文件编辑自动加锁,保存后自动解锁
回收站 类似WINDOW操作系统的回收站功能
视图切换 支持文档浏览时按列表、缩略图等模式的切换
右键菜单 在系统中,不同的视图模式下,支持右键菜单,菜单包含常用的操作
文档单独授权 文档中心的文档,可进行文档单独授权
目录分级授权 文档中心的目录,具有操作权限的用户可以不通过管理员直接进行分级授权
9.系统管理
9.1组织架构 部门管理 系统部门数据统一管理
人员管理 系统人员管理
9.2系统配置 对系统中配置的应用、模块统一管理
9.3菜单排序 对系统所提供的菜单进行排序
9.4系统参数 对系统级的参数进行设置,包括系统的LOGO、系统名称等
9.5角色权限 设置系统角色并授权,查询人员的授权情况
10.其它
10.1登陆验证 基于数据库的登陆验证
10.2无限容量 系统不对存储空间做限制,用户管理文件的上限由其硬盘空间所决定
10.3分布式存储 支持
10.4批量导入 提供本机到系统的文档迁移工具
10.5文档审批 支持
10.6词库扩展 支持分词词库的扩展,可从QQ拼音等导入专业词库,以提高搜索的准确性
10.7积分管理 可对用户的操作进行具体的积分设置,而统计用户的积分。
10.8第三方系统接入 系统提供接口供第三方系统调用,将其它系统的文档存储于文档管理系统,使文档管理系统成为企业内部的一个基础支撑
10.9自动备份 支持
10.10异动通知 支持邮件和短信
10.11集群支持 支持 
 

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